1.         Informarse al trabajador. Esto puede hacerse por dos vías: a) entregarse personalmente al trabajador (quien debe firmar la carta al final de la misma en señal de recepción); o, b) enviarse por correo certificado al domicilio del trabajador (la jurisprudencia ha señalado que es Correos de Chile la entidad competente para el envío de la carta de despido).

2.         En el caso de las necesidades de la empresa, el aviso de término debe darse con 30 días de anticipación. Esta anticipación no se requiere en caso que el empleador pague la indemnización sustitutiva de aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada por el trabajador.

3.         Contener la o las causales legales de término que se invocan. Las causales de término del contrato de trabajo son taxativas y están indicadas en la ley.

4.         Contener los hechos en que se fundan las causales de término que se invocan. Estos hechos deben señalarse detalladamente: incluir toda la información relativa a la situación particular del trabajador y general de la Compañía que hacen necesaria la separación del trabajador. No basta con mencionar superficialmente que existe un proceso de reestructuración, modernización o racionalización en la empresa, por ejemplo;es indispensable que se argumente y entregue información completa, objetiva y fidedigna que lo acredite. Esta justificación es fundamental en caso de eventuales impugnaciones o demandas: la carta de despido limita una eventual discusión judicial y, por lo tanto, los hechos que no se invoquen en la carta de despido, no podrán alegarse y/o ser usados en un juicio posterior.

5.         Enviar una copia de ella a la respectiva Inspección del Trabajo. En la actualidad, se ingresa el aviso detérmino en la página web de la Dirección del Trabajo (www.dt.gob.cl).

6.         Informar el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes físicos que lo justifiquen.

7.         Indicar el monto total a pagar por concepto de indemnización sustitutiva de aviso previo y por años de servicio,si correspondiera. Asimismo, se sugiere señalar en la carta los conceptos y cantidades que adeudara el trabajador.

Es importante tener en consideración que la causal de necesidades de la empresa no puede ser aplicada cuando el trabajador está gozando de licencia médica.

La regulación de la carta de despido y las causales de término del contrato de trabajo se encuentra establecida en los artículos 159 y siguientes del Código del Trabajo.